Feelspace:
una nuova idea di ufficio smart
Feelspace è un’app per la gestione smart degli spazi ufficio che consente ai dipendenti di prenotare postazioni di lavoro e parcheggi. Nel 2024, l’azienda necessitava di un redesign completo per trasformare l’app da semplice strumento di prenotazione a piattaforma completa per la gestione dell’ufficio.
I feedback frequenti rivelavano problemi critici: i posti auto venivano spesso “rubati” da altri dipendenti, l’app non era accessibile (non superava gli standard WCAG), e l’engagement era basso—gli utenti aprivano l’app solo quando avevano bisogno di un parcheggio. L’obiettivo era creare una soluzione scalabile che potesse essere venduta a più aziende, introducendo nuove funzionalità come carsharing con gamification, raccolta dati ESG, eventi tra colleghi, gestione team e gestione ospiti.
Il Mio Ruolo
Come Lead UX/UI Designer, ho guidato il redesign completo di Feelspace per 12 mesi, lavorando all’interno di un framework Agile/Scrum e coordinando un team di 8 sviluppatori. Sono stata responsabile dell’intero processo di design—dalla heuristic evaluation e service design alla progettazione UX/UI, conformità all’accessibilità, applicazione del design system, prototipazione e collaborazione continua durante sviluppo e testing. Ho anche progettato il backoffice web per l’amministrazione.
Riflessioni Personali
Questo progetto è stato particolarmente sfidante perché dovevo risolvere problemi critici esistenti aggiungendo al contempo nuove funzionalità significative—il tutto senza sopraffare gli utenti. Il problema dei parcheggi rubati ha richiesto di ripensare completamente il sistema di prenotazione, e garantire la conformità WCAG ha significato ridisegnare ogni componente da zero. La gamification per il carsharing e il sistema di gestione ospiti sono state le funzionalità più complesse da progettare, richiedendo un attento equilibrio tra engagement e usabilità. Vedere ora l’app utilizzata da 3 diversi uffici con circa 150 utenti attivi rende tutta la complessità gratificante.
User Research
Identificazione dei Problemi Critici
Ho condotto una heuristic evaluation completa dell’app esistente, identificando i principali pain point:
Problema dei Parcheggi Rubati
Il sistema di prenotazione era inefficace—gli utenti trovavano frequentemente i loro posti riservati occupati da altri, causando frustrazione e perdita di fiducia nell’app.
Mancata Accessibilità
L’app non rispettava gli standard WCAG, escludendo utenti con disabilità e creando rischi di conformità legale.
Basso Engagement
Gli utenti aprivano l’app solo quando avevano bisogno di un parcheggio. Non c’erano motivi per tornare o interagire regolarmente.
Funzionalità Limitate
Rispetto ai competitor, l’app mancava di personalizzazione e funzionalità aggiuntive che l’avrebbero resa preziosa oltre la semplice prenotazione.
Opportunità di Espansione
Per aumentare l’engagement e creare un prodotto scalabile vendibile ad altre aziende, ho identificato le aggiunte chiave:
Carsharing con Gamification
Un sistema per condividere le auto aziendali con meccaniche di gioco (punti, badge, classifiche) per incentivare scelte di trasporto sostenibili.
Raccolta Dati ESG
Monitoraggio smart delle metriche di sostenibilità con dashboard per visualizzare l’impatto ambientale e supportare gli obiettivi di responsabilità aziendale.
Funzionalità SocialCreazione e gestione di eventi tra colleghi, calendari condivisi e notifiche per costruire una community.
Gestione Team
Organizzazione di gruppi di lavoro con visualizzazione della disponibilità dei colleghi per un migliore coordinamento.
Gestione OspitiUn sistema completo per invitare e registrare visitatori esterni, inclusi check-in e tracciamento accessi.
Service Design & Strategia
Analisi dei Problemi
Ho mappato i flussi utente attuali e identificato dove il sistema stava fallendo. Il problema del “furto” dei parcheggi derivava dalla mancanza di verifica in tempo reale e conseguenze per l’uso improprio. Il basso engagement era dovuto al fatto che l’app era uno strumento mono-funzione senza valore continuativo.
Pianificazione Strategica
Ho definito un approccio multi-fase: prima, risolvere i problemi critici (sistema parcheggi e accessibilità), poi aggiungere nuove funzionalità che avrebbero trasformato l’app in uno strumento essenziale quotidiano per la vita in ufficio.
Architettura dell’Informazione & UX Design
Riprogettazione del Sistema di Prenotazione
Ho completamente ripensato il flusso di prenotazione parcheggi e postazioni di lavoro, introducendo:
- Conferme visive in tempo reale
- Notifiche push per lo stato delle prenotazioni
- Un sistema di penalità per comportamenti scorretti
- Verifica tramite codice QR nei parcheggi
Integrazione Multi-Funzionalità
Ho progettato un’architettura dell’informazione flessibile che potesse accogliere tutte le nuove funzionalità senza creare confusione. Ogni area funzionale aveva una navigazione chiara mantenendo una struttura coerente.
Approccio Accessibility-First
Ogni wireframe è stato progettato pensando all’accessibilità fin dall’inizio—corretta gerarchia dei titoli, navigazione da tastiera, stati di focus e compatibilità con gli screen reader.
UI Design & Accessibilità
Conformità WCAG 2.1 AA
Ho ridisegnato ogni componente per rispettare gli standard di accessibilità:
- Verificato tutti i rapporti di contrasto dei colori
- Progettato stati di focus chiari per la navigazione da tastiera
- Assicurato che tutti gli elementi interattivi fossero correttamente etichettati per gli screen reader
- Testato con strumenti di accessibilità durante tutto il processo
Applicazione del Design System
Ho lavorato all’interno del design system esistente estendendolo con nuovi componenti accessibili necessari per le funzionalità ampliate. Tutti i nuovi componenti sono stati documentati con specifiche di accessibilità.
Design della Gamification
Ho creato un sistema visivo coinvolgente ma professionale per la gamification del carsharing—bilanciando elementi divertenti come punti e badge con il tono serio appropriato per un’app aziendale.
Prototipazione ad Alta Fedeltà
Partendo dall’ideazione dei flussi, ho perfezionato iterativamente tutti i percorsi utente e creato prototipi interattivi completi per la validazione. Ho documentato ogni stato, interazione e considerazione sull’accessibilità per garantire un handoff fluido allo sviluppo.
Design del Backoffice
Ho progettato un pannello di amministrazione web completo che consente ai facility manager di:
- Gestire spazi, utenti e permessi
- Visualizzare report ESG e metriche di sostenibilità
- Supervisionare eventi e prenotazioni
- Monitorare accessi ospiti e generare report
Collaborazione Cross-Funzionale
Metodologia Agile
Ho lavorato all’interno di un framework Agile utilizzando Scrum, facilitando la collaborazione continua con il team di 8 sviluppatori attraverso daily standup, sprint planning e review iterative.
Gestione dello Sviluppo
Ho creato user story dettagliate per tutte le funzionalità, partecipato alle sprint review e mantenuto un’iterazione continua durante tutto il processo di sviluppo. Ho lavorato a stretto contatto con gli sviluppatori per garantire che i requisiti di accessibilità fossero correttamente implementati e testati.
Testing & Iterazione
Testing di Accessibilità
Abbiamo condotto test completi di conformità WCAG utilizzando strumenti automatizzati e test manuali con screen reader per garantire che l’app rispettasse tutti gli standard di accessibilità.
Validazione con gli Utenti
Abbiamo testato con dipendenti reali di diversi ambienti d’ufficio, raccogliendo feedback e iterando 
sia sui miglioramenti del sistema di prenotazione che sulle nuove funzionalità. Il feedback ha confermato che il problema dei parcheggi era stato risolto e che le nuove funzionalità aggiungevano valore reale.
Principali Aggiornamenti
Sistema di Prenotazione Affidabile
Sistema di prenotazione parcheggi e postazioni complet
amente ridisegnato con verifica in tempo reale, eliminando il problema dei “parcheggi rubati” che affliggeva l’app originale.
Conformità WCAG 2.1 AA
Ogni componente ridisegnato per rispettare gli standard di accessibilità, rendendo l’app utilizzabile da persone con disabilità e garantendo la conformità legale.
Carsharing Gamificato
Sistema coinvolgente con punti, badge e classifiche che incentiva il trasporto sostenibile mantenendo un tono professionale.
Integrazione ESG
Raccolta e visualizzazione smart dei dati di sostenibilità, supportando
gli obiettivi di responsabilità aziendale con minimo sforzo da parte dell’utente.
Funzionalità Social & Team
Gestione eventi, calendari condivisi e strumenti di coordinamento team che trasformano l’app da utility a piattaforma comunitaria.
Gestione Ospiti
Sistema completo per visitatori con inviti, check-in e tracciamento accessi, semplificando un processo precedentemente manuale.
Backoffice Completo
Pannello di amministrazione web per i facility manager per supervisionare tutti gli aspetti della piattaforma.
Risultati
Adozione Multi-Ufficio
L’app ridisegnata è ora utilizzata da 3 diversi uffici con circa 150 utenti attivi totali. Il design scalabile e la risoluzione efficace dei problemi hanno posizionato il prodotto per l’espansione verso clienti aggiuntivi.
Risoluzione dei Problemi
- Furto di parcheggi eliminato grazie al sistema di prenotazione migliorato
- Conformità WCAG 2.1 AA raggiunta, rendendo l’app accessibile a tutti gli utenti
- Engagement aumentato con utenti che tornano per multiple funzionalità oltre al semplice parcheggio
Successo delle Funzionalità
- Le meccaniche di gamification sono attivamente utilizzate, incoraggiando il trasporto sostenibile
- La raccolta dati ESG fornisce insight preziosi per i report aziendali
- Le funzionalità social hanno creato engagement comunitario tra i lavoratori d’ufficio
- La gestione ospiti ha semplificato i processi per i visitatori
Evoluzione della Piattaforma
- Trasformata da strumento mono-funzione a piattaforma completa per la gestione dell’ufficio
- Architettura scalabile pronta per ulteriori uffici clienti
- Design system esteso per supportare sviluppi futuri
Competenze Applicate
Service Design • UX Research • Heuristic Evaluation • Accessibility Design (WCAG 2.1) • Architettura dell’Informazione • UX Design • UI Design • Gamification Design • Design Systems • Prototipazione • User Story Writing • Team Leadership • Collaborazione con Sviluppatori • User Testing • Agile/Scrum • Figma • iOS Design • Android Design • Web Design • Backoffice Design
